Organograma / Telefones Úteis

MÓDULO ORGANOGRAMA / TELEFONES ÚTEIS

INTRODUÇÃO

O módulo permite ao usuário anônimo de internet visualizar as unidades que constituem a estrutura organizacional da instituição. Na área pública, o usuário anônimo poderá visualizar toda a estrutura orgânica de forma hierarquizada e as informações de cada uma das unidades, como foto representativa, tipo, descrição, endereço e telefones. Além disso, a disponibilização de unidades em recursos de interação, como em OUVIDORIA, depende deste módulo. No CMS, os usuários do sistema devem cadastrar os tipos de unidade, as unidades e relacioná-las em vários níveis hierárquicos. Durante o cadastramento, o usuário do sistema deve definir se a unidade será ou não exibida nos módulos: ORGANOGRAMA, OUVIDORIA, E-SIC, LICITAÇÃO, TELEFONES ÚTEIS e GUIA DE SERVIÇOS, na página pública.

Entidade TIPO

Cadastrar diversos TIPOS de UNIDADE e utilizá-los para melhor identificar e organizar os registros de UNIDADE.

O registro da entidade TIPO de UNIDADE deve ser associado ao registro de UNIDADE. Ambos serão exibidos no sítio eletrônico, nas áreas do ORGANOGRAMA e dos TELEFONES ÚTEIS.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Não há.

Como incluir os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS;

2. Clique no botão  para visualizar a tela de cadastros;

3. Tipo: digite o nome do tipo, respeitando o limite de 100 caracteres;

4. Clique no botão para concluir a operação;

5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o botão for acionado sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um TIPO de ORGANOGR / TEL. ÚTEIS é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;

2. Clique sobre o botão  referente ao registro de seu interesse para visualizar a tela de cadastros;

3. Clique no botão para concluir a operação;

4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o botão for acionado sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um TIPO de ORGANOGR / TEL. ÚTEIS é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;

2. Clique sobre o botão  referente ao registro desejado;

3. Para excluir vários TIPOS simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles e em seguida clique no botão ;

4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

Condições de erro

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

2. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um TIPO de ORGANOGR / TEL. ÚTEIS é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo ORGANOGR / TEL ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;

2. Para localizar os registros preencha o campo "Pesquisar" com a informação desejada ou parte dela. A seleção será feita automaticamente. A pesquisa também pode ser feita ao clicar no botão e preencher os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar a AGENDA desejada e clique em ;

b) Oculto: clique neste campo e selecione quais registros deseja visualizar: os ocultos, não ocultos ou todos;

c) Resultados por página: No filtro , defina o número de registros que será exibido por página;

d) Serão exibidos os TIPOS que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidas todos os TIPOS em ordem alfabética.

3. Status de exibição: selecione um registro utilizando o campo à esquerda do título, , em seguida clique em  para que o TIPO escolhido seja exposto no sítio eletrônico ou clique em para que o TIPO selecionado não seja exibido no site;

4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade UNIDADE

Cadastrar as UNIDADES da administração municipal e do município para organizar o ORGANOGRAMA, a listagem de TELEFONES ÚTEIS, o GUIA DE SERVIÇOS, LICITAÇÕES e o E-SIC.

O registro da entidade UNIDADE deve ser associado ao registro de TIPOS de UNIDADE e ao registro da entidade SERVIÇOS do módulo GUIA de SERVIÇOS. O registro da entidade UNIDADE e o registro da entidade TIPO serão exibidos no sítio eletrônico, nas áreas ORGANOGRAMA e TELEFONES ÚTEIS. Já na área GUIA DE SERVIÇOS, os TIPOS de UNIDADE ficam ocultos.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de inclusão de um registro de UNIDADE é necessário que haja TIPOS de UNIDADE previamente cadastrados no sistema.

Como incluir os dados

1. Selecione a opção UNIDADE no módulo ORGANOGR / TEL ÚTEIS;

2. Clique em  para visualizar a tela de cadastros;

3. Imagem de destaque: clique no botão  e, na pop-up que se abrirá automaticamente, selecione a imagem previamente cadastrada no sistema com a qual deseja ilustrar a UNIDADE ou clique em “Incluir imagem” para inserir uma nova foto.  Para excluir a foto clique em ;

4. Nome: digite o nome da unidade respeitando o limite de 100 caracteres;

5. Subordinada à: clique sobre o botão  e escolha à qual das unidades exibidas a UNIDADE a ser cadastrada está subordinada. Campo opcional;

6. Responsável: insira o nome do responsável pela unidade. O nome será exibido na área pública do sítio eletrônico em ORGANOGRAMA. Campo opcional;

7. E-mail: insira o endereço de e-mail do responsável pela unidade. Campo opcional;

8. Tipo: clique sobre o botão  e escolha, entre os TIPOS previamente cadastrados no sistema, aquele à qual a UNIDADE a ser cadastrada deve estar relacionada;

9. Competências:  especifique as competências da UNIDADE. Quais são os serviços realizados pelo setor, objetivo e etc. Não há limite de caracteres e o campo é opcional;

10. Descrição: insira a descrição da unidade. Não há limite de caracteres;

11. Horário de funcionamento: insira os horários válidos de início e término do expediente da UNIDADE. Pode-se inserir qualquer caractere que se desejar, respeitando o limite de 100 caracteres;

12. Endereço: clique no botão  e preencha os campos exibidos. No item “Telefone”, utilize o botão  ou para inserir mais campos de telefone ou diminuir/deletar as opções. Para desistir de informar o endereço, clique sobre o botão ;

13. Outros telefones: clique sobre o botão  para acrescentar outros números de telefone que sejam relacionados à UNIDADE, mas que não estejam no mesmo endereço da mesma. Preencha o TIPO (celular, fixo ou ramal), PREFIXO (DDD) e TELEFONE. Para inserir mais de um telefone, clique novamente em . Para diminuir a quantidade de telefones criados ou excluir todos eles, clique em ;

14. Exibir no organograma: marque o campo para exibir a UNIDADE na página específica de ORGANOGRAMA no site público. Se o campo não for selecionado, a UNIDADE será exibida apenas na página específica de TELEFONES ÚTEIS;

15. Exibir na Ouvidoria: marque o campo para exibir a UNIDADE na página específica de OUVIDORIA no sítio eletrônico. Todas as manifestações enviadas pelos usuários anônimos de internet serão relacionadas a uma das UNIDADES cadastradas;

16. Exibir no SIC: marque o campo para exibir a UNIDADE na página específica de SIC no sítio eletrônico. Todos os pedidos de informação enviados pelos usuários anônimos de internet serão relacionados a uma das UNIDADES cadastradas;

17. Ocultar: marque o campo para que a UNIDADE não seja exibida em nenhuma página do sítio eletrônico;

18. Para finalizar o cadastro, clique em ;

19. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS;

Condições de erro

Se o botão for acionado sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um registro de UNIDADE é necessário que haja UNIDADES previamente cadastradas no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção UNIDADE no módulo ORGANOGR / TEL ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão  referente ao registro de seu interesse para visualizar a tela de cadastros;
3. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir). O nome da UNIDADE pode ser modificado desde que não se coloque um nome que já está previamente cadastrado no sistema;
4. Clique no botão para concluir a operação;
5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o botão for acionado sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um registro de UNIDADE é necessário que haja UNIDADES previamente cadastradas no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção UNIDADE no módulo ORGANOGR / TEL ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique no botão  referente ao registro desejado para excluí-lo;
3. Para excluir várias UNIDADES simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles e em seguida clique no botão ;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

Condições de erro

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

2. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um registro de UNIDADE é necessário que haja UNIDADES previamente cadastradas no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção UNIDADE no módulo ORGANOGR / TEL ÚTEIS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;

2. Para localizar os registros preencha o campo "Pesquisar" com a informação desejada ou parte dela. A seleção será feita automaticamente. A pesquisa também pode ser feita ao clicar no botão e preencher os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar a UNIDADE desejada e clique em ;

b) Categoria: clique sobre o botão  e selecione uma das CATEGORIAS exibidas;

c) Oculto: clique neste campo e selecione quais registros deseja visualizar: os ocultos, não ocultos ou todos;

d) Resultados por página: No filtro , defina o número de registros que será exibido por página;

e) Serão exibidas as UNIDADES que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidas todas as UNIDADES em ordem alfabética.

3. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Entidade UPLOAD

Cadastrar a estrutura organizacional da administração em formato PDF.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Não há.  

Como incluir os dados

1. Selecione a opção UPLOAD no módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS;

2. Clique no ícone da e, na pop-up que se abrirá automaticamente, selecione o arquivo presente no seu dispositivo.

3. Clique no botão para concluir a operação;

6. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Objetivo

Definir a ordem de exibição das unidades cadastradas no organograma.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

O item ordenação, do Módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS, não se relaciona diretamente com a área pública do site, mas é por meio dele que todas as unidades são organizadas no site, de acordo com a importância de cada uma delas.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de alteração da ordenação dos itens cadastrados no ORGANOGRAMA, é necessário ter cadastrado previamente no sistema o conteúdo das unidades.

Como ordenar os dados

1. Clique sobre a opção "Ordenação", no Módulo ORGANOGR / TEL. ÚTEIS

2. Nesta página serão todas as unidades disponíveis na estrutura organizacional do órgão;

a) Clique sobre o botão  referente ao item de menu para visualizar os  subitens ocultos;

b) Clique sobre o botão referente ao item de menu para ocultar os  subitens expandidos;

3. Para mudar a ordem dos itens e subitens na árvore esquemática, selecione a unidade desejada, mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado sobre ela e a mova para o local desejado;

4. Para finalizar o cadastro, clique em ;

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.