Ouvidoria

MÓDULO OUVIDORIA

Introdução

O módulo contempla as mesmas funcionalidades que o ATENDIMENTO: manter um canal de comunicação interativo com os usuários de internet. Pela área pública, o usuário poderá enviar uma mensagem e aguardar a resposta pelo endereço de e-mail informado nos campos de preenchimento obrigatório. Durante o preenchimento do formulário, o usuário deve escolher um dos tipos, uma das unidades e um dos assuntos, entre os disponibilizados pelo sistema, que deseja tratar com a Ouvidoria Municipal, além de poder anexar um arquivo à manifestação. A diferença está no CMS, onde as mensagens são monitoradas e encaminhadas ao setor responsável pela unidade selecionada pelo cidadão. Há também a possibilidade de estabelecer prazos em dias úteis corridos para encaminhar uma resposta ao usuário, cadastrar feriados para que o sistema os desconte dos prazos estabelecidos e de medir a qualidade da resposta por meio de um questionário enviado por e-mail ao manifestante. É possível ainda determinar tipos diferentes de perfil de ouvidor para cada unidade e de monitorar todo o trâmite das mensagens e das respectivas respostas por relatórios gerados pelo sistema.

Entidade PÁGINA DE ABERTURA

Objetivo

Disponibilizar informações sobre o módulo e campos para que o usuário anônimo de internet envie manifestações por meio do sítio eletrônico.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

Na área pública, é possível visualizar o texto explicativo do módulo, links para o FAQ e GUIA DE SERVIÇOS, informações sobre cadastro de manifestação online e presencial e arquivos complementares se houver. Também é ofertado ao usuário a possibilidade de consultar o andamento de uma manifestação enviada previamente.

Não há.

Como incluir os dados

1. Selecione a opção PÁGINA DE ABERTURA no módulo OUVIDORIA;
2. Preencha corretamente os campos de Apresentação:

a) Título da página: preencha o campo com o nome que deseja dar à página, respeitando o limite de 100 caracteres;

b) Descrição: digite a explicação sobre o módulo e, caso deseje formatar melhor o texto, utilize as ferramentas da barra de edição. Não há limite de caracteres;

c) Exibir link do FAQ: marque essa opção para associar os registros de FAQ à PÁGINA DE ABERTURA e, no campo que será aberto automaticamente, insira o texto que deseja relacionar ao FAQ. Campo opcional;

d) Exibir link da Guia de Serviços: marque essa opção para associar os registros de GUIA DE SERVIÇOS à PÁGINA DE ABERTURA e, no campo que será aberto automaticamente, insira o texto que deseja relacionar à GUIA. Campo opcional;

e) Regulamentação: marque essa opção para associar um registro de LEGISLAÇÃO à PÁGINA DE ABERTURA e, no campo que será aberto automaticamente, clique na Arquivo:Image004.gif para selecionar o arquivo desejado. Para apagar a lei, clique em Arquivo:Image006.gif ou desmarque o campo “Exibir regulamentação”. Campo opcional.

Arquivo:Image008.gif

1. Solicitação presencial: marque essa opção para oferecer ao usuário anônimo de internet informações sobre o local onde ele pode registrar pessoalmente sua manifestação. Preencha corretamente os campos de endereço e insira uma descrição explicando do que se trata a solicitação presencial. Campo opcional;

1. Solicitação online: marque esse campo para oferecer ao usuário anônimo de internet o formulário para que ele possa cadastrar sua manifestação por meio do sítio público. Insira uma descrição explicando do que se trata a solicitação online e orientações sobre como fazê-la;

 

1. Arquivos relacionados: clique sobre o botão Arquivo:Image014.gif e selecione, na pop-up que se abrirá automaticamente, os registros de DOWNLOAD que deseja relacionar à PÁGINA DE ABERTURA. Para apagar o arquivo, selecione o registro e em seguida clique no botão Arquivo:Image006.gif referente a ele ou em Arquivo:Image016.gif, caso deseje apagar mais de um arquivo por vez. Campo opcional;
2. Relatórios: marque esse campo para oferecer ao usuário anônimo de internet um relatório sobre a tramitação das manifestações enviadas, quantas foram lidas, respondidas, encaminhadas e etc. Campo opcional;
3. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

 

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição da PÁGINA DE ABERTURA é necessário que essa página já esteja previamente preenchida.

Como editar os dados

1. Selecione a opção PÁGINA DE ABERTURA no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
3. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o usuário clicar no botão Arquivo:Image017.jpg sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Arquivo:Image022.jpg

Operação GERENCIAR

Não se aplica.

Entidade TIPO

Objetivo

Cadastrar diversos TIPOS de manifestação e utilizá-los para melhor organizar e classificar a prioridade da comunicação entre o cidadão e o usuário do sistema.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade TIPO se relaciona com as entidades MANIFESTAÇÃO e PRAZO de OUVIDORIA e é exibida no sítio eletrônico.

Operação INCLUIR

Como incluir os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo OUVIDORIA;
2. Clique no botão Arquivo:Image026.jpg para visualizar a tela de cadastros;

3. Tipo de Manifesto: insira a descrição do tipo de manifesto respeitando o limite de 30 caracteres (elogio, dúvidas, sugestão e etc.);

4. Selecione a prioridade da mensagem: selecione uma das prioridades exibidas. Exemplo: elogio pode ser de baixa prioridade, reclamação pode ser de alta prioridade, e sugestão pode ter prioridade normal;

5. Ocultar este tipo: marque ou desmarque esse campo para ocultar ou exibir, no sítio eletrônico, o TIPO inserido no sistema. O campo opcional;

6. Para encerrar a operação clique em Arquivo:Image017.jpg;

7. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

 

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um TIPO de manifestação é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
3. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o usuário clicar no botão Arquivo:Image017.jpg sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Arquivo:Image028.jpg

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um TIPO de manifestação é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado;
3. Para excluir vários TIPOS simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles Arquivo:Image031.jpge em seguida clique no botão Arquivo:Image033.jpg;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

1. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um TIPO de manifestação é necessário que haja TIPOS previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção TIPO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;

2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar o TIPO desejado e clique em Arquivo:Image038.jpg;

b) Prioridade: selecione uma das prioridades normal, baixa, alta ou todas;

c) Oculto: selecione um dos status oculto, não oculto ou todos;

d) Resultados: No filtro Arquivo:Image040.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

e) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os registros que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os registros em ordem alfabética.

1. Selecione um registro utilizando o campo à esquerda do título, Arquivo:Image041.jpg, em seguida clique em Arquivo:Image043.gif para que o TIPO escolhido seja exposto no sítio eletrônico ou clique em Arquivo:Image045.gif para que o TIPO selecionado não seja exibido no site;
2. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade ASSUNTO

Objetivo

Permitir à administração pública receber todas as manifestações dos usuários anônimos de internet classificadas por ASSUNTO de manifestação

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade ASSUNTO se relaciona com a entidade PARECER PADRÃO, PRAZO e UNIDADE de OUVIDORIA. Apenas o relacionamento com a UNIDADE será exibido no sítio eletrônico, no campo ASSUNTO, que são exibidos para os usuários anônimos de internet.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Não há.

Arquivo:Image048.jpg

Como incluir os dados

1. Selecione a opção ASSUNTO no módulo OUVIDORIA;
2. Clique no botão Arquivo:Image049.jpg para visualizar a tela de cadastros;
3. Assunto: preencha o campo respeitando o limite de 100 caracteres;
4. Ocultar este assunto: marque ou desmarque esse campo para ocultar ou exibir o ASSUNTO no site público;
5. Para finalizar o cadastro, clique em Arquivo:Image017.jpg;
6. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um ASSUNTO é necessário que haja ASSUNTOS previamente cadastrados no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção ASSUNTO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
3. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o usuário clicar no botão Arquivo:Image017.jpg sem o preenchimento correto dos campos obrigatórios, será exibida uma mensagem de alerta.

Arquivo:Image051.jpg

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um ASSUNTO é necessário que haja ASSUNTOS previamente cadastrados no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção ASSUNTO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado;
3. Para excluir vários ASSUNTOS simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles, Arquivo:Image052.jpg, e em seguida clique no botão Arquivo:Image053.jpg;

4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

Arquivo:Image034.jpg

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

1. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um ASSUNTO é necessário que haja ASSUNTOS previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção ASSUNTO no módulo MATÉRIAS para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar o ASSUNTO desejado e clique em Arquivo:Image055.jpg;

b) Oculto: use o botão para filtrar a exibição dos registros pelo status oculto, não oculto ou ambos;

c) Resultados: No filtro Arquivo:Image056.jpg, defina o número de registros que serão exibidos por página;

d) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os ASSUNTOS que passaram pelos filtros. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os ASSUNTOS cadastrados no sistema em ordem alfabética.

1. Status de exibição: selecione um registro utilizando o campo à esquerda do título, Arquivo:Image057.jpg, em seguida clique em Arquivo:Image058.gif para que o ASSUNTO escolhido seja exposto no sítio eletrônico ou clique em Arquivo:Image059.gif para que o registro selecionado não seja exibido no site;
2. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade UNIDADE X ASSUNTO

Permitir ao usuário do sistema realizar associações entre os registros das entidades UNIDADE RESPONSÁVEL (cadastradas no módulo ORGANOGRAMA) e ASSUNTO de manifestação para melhor organizar a comunicação entre usuários e administração pública feita pela área pública do sítio eletrônico.

As entidades UNIDADE e ASSUNTO se relacionam pela entidade UNIDADE X ASSUNTO para permitir ao usuário anônimo de internet definir, pelo sítio eletrônico, a unidade e o assunto de direcionamento do chamado aberto à Ouvidoria Municipal.

Operação Relacionamento UNIDADE X ASSUNTO

Pré-requisitos

É necessário que estejam cadastradas previamente no sistema as UNIDADES no módulo ORGANOGRAMA / TEL. ÚTEIS, e que estas UNIDADES tenham sido relacionadas ao módulo OUVIDORIA. Também é preciso que haja ASSUNTOS cadastrados em OUVIDORIA.

Como relacionar os itens

1. Selecione a opção UNIDADE X ASSUNTO no módulo OUVIDORIA;
2. Na tela de gerenciamento são exibidas todas as UNIDADES que foram relacionadas à OUVIDORIA no módulo ORGANOGRAMA / TEL. ÚTEIS;
3. Abaixo da relação de unidades é exibida a listagem de ASSUNTOS cadastrados no módulo OUVIDORIA;
4. Preencha o campo “Palavra-chave” com o nome ou parte do nome usado para cadastrar a UNIDADE desejada e clique em Arquivo:Image064.jpg. Ou use o filtro Arquivo:Image065.jpg para definir o número de ASSUNTOS que serão exibidos na página;
5. Ao localizar a UNIDADE desejada, clique sobre ela. Assim ela será exibida individualmente abaixo da box onde estão listados todos os ASSUNTOS;
6. Após selecionar a UNIDADE, escolha em “Assuntos Disponíveis” os ASSUNTOS que deseja relacionar a essa UNIDADE;
7. No campo “Assuntos Disponíveis”:

a) Clique sobre o ASSUNTO desejado e em seguida no botão  * para relacioná-lo à UNIDADE selecionada;

b) Clique no botão Arquivo:Image069.jpg para relacionar todos os ASSUNTOS à UNIDADE selecionada.

1. No campo “Assuntos relacionados”:

a) Clique sobre o ASSUNTO desejado e em seguida no botão Arquivo:Image071.jpg para removê-lo da UNIDADE selecionada;

b) Clique no botão Arquivo:Image073.jpg para remover todos os ASSUNTOS relacionados da UNIDADE selecionada.

1. Entre os campos UNIDADES e ASSUNTOS há o botão Arquivo:Image075.gif. Clique sobre ele para mudar a ordem de exibição desses campos;
2. Após realizar a operação desejada, clique em Arquivo:Image017.jpg;
3. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Se o botão Arquivo:Image017.jpg for acionado sem que o usuário tenha selecionado uma UNIDADE para relacionar ao ASSUNTO, será exibida mensagem de alerta. Verifique se os campos obrigatórios foram corretamente preenchidos com a ajuda do recurso DICA, disponível no cabeçalho CMS.

Arquivo:Image079.jpg

Entidade UNIDADE X USUÁRIO

Objetivo

Permitir ao usuário do sistema realizar associações entre os registros das UNIDADES (cadastradas em ORGANOGRAMA / TEL. ÚTEIS) e USUÁRIOS (cadastrados em SEGURANÇA) para definir a hierarquia dos Ouvidores, Ouvidores Supervisores e Substitutos de cada Unidade.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade UNIDADE e a entidade USUÁRIO se relacionam pela entidade UNIDADE X USUÁRIO. Esta entidade não tem visibilidade na área pública.

Operação Relacionamento UNIDADE X USUÁRIO

Pré-requisitos

É necessário ter cadastrado previamente os registros de UNIDADE (em ORGANOGRAMA / TEL. ÚTEIS) e USUÁRIO (em SEGURANÇA).

Arquivo:Image080.jpg

Como relacionar os itens

1. Selecione a opção UNIDADE X USUÁRIO no módulo OUVIDORIA;
2. Na tela de gerenciamento são exibidas todas as UNIDADES que foram previamente relacionadas à OUVIDORIA no modulo ORGANOGRAMA / TEL. ÚTEIS;

3. Abaixo da relação de UNIDADES é exibida a listagem de USUÁRIOS cadastrados previamente no módulo SEGURANÇA;

1. Preencha o campo “Unidade” com o nome ou parte do nome usado para cadastrar a UNIDADE desejada ou use o filtro Arquivo:Image081.jpg para definir o número de UNIDADES que será exibido na página. Em seguida clique em Arquivo:Image082.jpg;

5. Após escolher a UNIDADE é possível definir se ela será ocultada ou exibida no cadastro de manifestação;

6. Usuários disponíveis: clique sobre o botão Arquivo:Image083.jpg e escolha um dos usuários exibidos;

7. Tipo do usuário: clique sobre o botão Arquivo:Image083.jpg e defina se o USUÁRIO escolhido anteriormente será ouvidor, ouvidor supervisor, ouvidor substituto ou ouvidor supervisor substituto;

8. Após selecionar o USUÁRIO e definir seu status, clique em Arquivo:Image084.gif para que ela seja exibido em USUÁRIOS RELACIONADOS;

9. Para excluir um dos usuários exibidos em USUÁRIOS RELACIONADOS, selecione o registro desejado e em seguida clique em Arquivo:Image085.gif ou em clique em Arquivo:Image087.jpg para excluir mais de um USUÁRIO por vez;

1. Após realizar a operação desejada, clique em Arquivo:Image017.jpg;
2. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Condições de erro

Caso o botão Arquivo:Image017.jpgseja acionado sem que o usuário do sistema tenha selecionado uma UNIDADE para relacionar aos USUÁRIOS, será exibida mensagem de alerta. Após a exibição da mensagem de alerta, é recomendado que o usuário do sistema verifique se os campos obrigatórios foram corretamente preenchidos com a ajuda do recurso DICA, disponível junto ao cabeçalho do CMS.

Arquivo:Image090.jpg

                     

Entidade PRAZO

Objetivo

Cadastrar prazos para respostas a cada Unidade, Assunto e Tipo de manifestação.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade PRAZO não se relaciona com o sítio eletrônico, mas cada registro deve ser associado a uma UNIDADE, um TIPO e a um ASSUNTO.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de inclusão de um registro de PRAZO é necessário ter cadastrado os registros de FERIADO, UNIDADE, TIPO e ASSUNTO previamente no sistema. O registro de PRAZO é contado em dias úteis corridos e o sistema desconta de cada um, automaticamente, os feriados previamente cadastrados.

Como incluir os dados

1. Selecione a opção PRAZO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique no botão Arquivo:Image093.jpg para visualizar a tela de cadastros;

3. Unidade: clique sobre o botão Imagem 5 e selecionar uma UNIDADE responsável pelo recebimento da manifestação;

4. Assunto: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione um ASSUNTO;

5. Tipo: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione um TIPO;

6. Prazo em dias úteis: insira o número de dias em que a manifestação relacionada ao TIPO e ASSUNTO previamente selecionado seja respondida. Não há limites de caracteres;

1. Para finalizar o cadastro, clique em Arquivo:Image017.jpg;
2. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de inclusão de um registro de PRAZO é necessário ter cadastrado os registros de FERIADO, UNIDADE, TIPO e ASSUNTO previamente no sistema. O registro de PRAZO é contado em dias úteis corridos e o sistema desconta de cada um, automaticamente, os feriados previamente cadastrados.

Como editar os dados

1. Selecione a opção PRAZO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image099.jpg referente ao registro de seu interesse;
3. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
4. Clique no botão Arquivo:Image017.jpgpara concluir a operação;
5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um PRAZO é necessário que haja PRAZOS previamente cadastrados no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção PRAZO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado;
3. Para excluir vários PRAZOS simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles, Arquivo:Image102.jpg, e em seguida clique no botão Arquivo:Image103.jpg;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

1. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um PRAZO é necessário que haja PRAZOS previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção PRAZO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar o TIPO e/ou ASSUNTO desejado e clique em Arquivo:Image037.jpg;

b) Unidade: clique sobre o botão Imagem 5 e escolha uma das UNIDADES exibidas;

c) Assunto: clique sobre o botão Imagem 5 e escolha um dos ASSUNTOS exibidos. O sistema somente exibirá opções de ASSUNTO se o usuário tiver definido, previamente, a UNIDADE desejada;

d) Tipo: clique sobre o botão Imagem 5 e escolha um dos TIPOS exibidos;

e) Resultados: No filtro Arquivo:Image107.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

f) Em “Resultados encontrados” serão exibidas os PRAZOS que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os PRAZOS pela ordem alfabética dos ASSUNTOS.

1. Para cancelar o gerenciamento de PRAZOS, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade FERIADOS

Objetivo

Cadastrar os feriados nacionais, estaduais e municipais para permitir que o sistema os desconte do prazo para resposta à manifestação, que é contado em dias úteis corridos.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade FERIADOS não se relaciona diretamente com nenhuma outra entidade do módulo OUVIDORIA, apenas desconta os feriados do prazo em dias úteis corridos, cadastrado para resposta à manifestação, da entidade PRAZO.

Operação INCLUIR

Como incluir os dados

1. Selecione a opção FERIADOS no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique no botão Arquivo:Image112.jpg para visualizar a tela de cadastros;

3. Descrição: insira o nome do feriado respeitando o limite de 100 caracteres;

4. Data: insira a data do feriado ou utilize o botão Imagem 11 para fazê-lo;

1. Para encerrar o cadastro, clique em Arquivo:Image017.jpg;
2. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um registro de FERIADO é necessário que haja FERIADOS previamente cadastrados no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção FERIADOS no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image099.jpg referente ao registro de seu interesse;
3. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
4. Clique no botão Arquivo:Image017.jpgpara concluir a operação;
5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um registro de FERIADO é necessário que haja FERIADOS previamente cadastrados no sistema.

Como excluir os dados

1. Selecione a opção FERIADOS no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado;
3. Para excluir vários FERIADOS simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles, Arquivo:Image119.jpg, e em seguida clique no botão Arquivo:Image120.jpg;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um registro de FERIADO é necessário que haja FERIADOS previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção CATEGORIA no módulo LICITAÇÃO para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar o FERIADO desejado e clique em Arquivo:Image122.jpg;

b) Período: digite a data desejada ou utilize o botão Arquivo:Image124.gif para fazê-lo;

c) Resultados: No filtro Arquivo:Image107.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

d) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os FERIADOS que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os FERIADOS pela ordem em que foram cadastrados, do mais recente para o mais antigo.

1. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade MANIFESTAÇÃO

Objetivo

Cadastrar no CMS as manifestações feitas pessoalmente pelos cidadãos. Se, por qualquer motivo, o usuário não utilizar o sítio público para enviar a manifestação e preferir enviar a demanda pessoalmente (ou por carta, fax, telefone e etc.), ainda assim a manifestação precisa ser cadastrada no sistema. Por isso, há a opção de inclusão de MANIFESTAÇÃO no módulo OUVIDORIA.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

No CMS, cada registro da entidade MANIFESTAÇÃO se relaciona com um registro da entidade UNIDADE, TIPO e ASSUNTO.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de inclusão de um registro de MANIFESTAÇÃO é necessário que haja registros de UNIDADE, TIPO e ASSUNTO previamente cadastrados no sistema.

Como incluir os dados

1. Selecione a opção MANIFESTAÇÃO no módulo OUVIDORIA;
2. Clique em Arquivo:Image130.gif para visualizar a tela de cadastros;
3. Identidade do manifestante: selecione entre as opções:

a) Desejo me identificar: serão abertos campos de preenchimento de dados pessoais e residenciais, que ficarão disponíveis posteriormente para os ouvidores no CMS;

b) Desejo me identificar, mantendo meus dados em sigilo: serão abertos campos de preenchimento de dados pessoais e residenciais que ficarão disponíveis posteriormente no CMS, mas não serão visualizados pelos ouvidores. Esses dados, no entanto, ficarão disponíveis para o ouvidor supervisor (responsável pela OUVIDORIA);

c) Desejo o anonimato: não serão abertos campos de preenchimento de dados pessoais e residenciais.

4. Tipo de informação: use os botões Arquivo:Image131.jpg para selecionar TIPO, UNIDADE e ASSUNTO que se relacionam a manifestação que se deseja cadastrar. As opções de ASSUNTO serão exibidas somente após a selação da UNIDADE;

5. Dados pessoais: informe o nome, e-mail, CPF/CNPJ e RG do manifestante;

6. Dados residenciais: informe o endereço completo do manifestante;

7. Dados da mensagem: informe a data e horário do cadastro, a origem da manifestação (por qual canal o manifestante fez contato e enviou os dados da manifestação) e a descrição;

8. Arquivo: caso o manifestante tenha algum documento complementar sobre a manifestação, clique sobre o botão Arquivo:Image132.gif para incluí-lo ao cadastro. O sistema aceita os formatos PDF, JPG, JPEG e GIF com tamanho máximo de 3Mb. Para visualizar a forma com que o arquivo será exibido no site, clique emArquivo:Image134.gif;

1. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
2. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EXCLUIR

Não se aplica.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um registro de MANIFESTAÇÃO é necessário que haja MANIFESTAÇÕES previamente cadastradas no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção MANIFESTAÇÃO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Ocorrência: insira a combinação de caracteres relativos à manifestação registrada e clique em Imagem 28;

b) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome do manifestante e clique em Imagem 28;

c) Tipo: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione um TIPO;

d) Unidade: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione uma UNIDADE;

e) Assunto: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione um ASSUNTO;

f) Período: insira a data desejada ou utilize o botão Imagem 11 para fazê-lo;

g) Resultados: No filtro Arquivo:Image140.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

h) Funções:

ger de manifestação1

i) Em “Resultados encontrados” serão exibidas as MANIFESTAÇÕES que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidas todas as MANIFESTAÇÕES na ordem em que foram cadastradas, das mais recentes para as mais antigas.

1. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação VISUALIZAR MANIFESTAÇÃO

Pré-requisitos

Para iniciar a operação visualização de um registro de MANIFESTAÇÃO é necessário que haja MANIFESTAÇÕES previamente cadastradas no sistema.

Como visualizar a manifestação

1. Selecione a opção MANIFESTAÇÃO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o nome do manifestante para visualizar a MANIFESTAÇÃO;
3. Clique sobre o botão Arquivo:Image145.gif para imprimir os dados da página;
4. Dados do manifestante: nesse local são exibidas as informações pessoais do manifestante, desde que ele não tenha enviado a manifestação como anônimo;
5. Dados da manifestação:  nesse local são exibidas as informações da manifestação como identidade do manifestante, número da ocorrência, data e tipo da manifestação, assunto, unidade e tipo dos quais ela faz parte. É neste local que estará a descrição da manifestação, ou seja, o que o usuário está sugerindo, denunciado, criticando e etc.;
6. Histórico da manifestação: nesse espaço serão exibidos a data, unidade, assunto e status da manifestação. Se a mensagem ainda não for lida, o status exibido será o de “Nova”; o status vai sendo modificado à medida em que a tramitação ocorre;  

1. Responder: Ao clicar sobre o botão Imagem 49, o usuário do sistema visualizará uma tela dividida em duas áreas: uma com dados do manifesto e outra com a mensagem a ser enviada ao manifestante. Pela área de “Mensagem a ser enviada”, o usuário do sistema pode selecionar uma resposta padrão, entre as previamente cadastradas ao sistema, ou digitar uma resposta personalizada. Depois, o usuário do sistema deve clicar sobre o botão Imagem 53 (se for OUVIDOR SUPERVISOR e quiser rejeitar a resposta do OUVIDOR) ou Imagem 54 (caso seja o OUVIDOR SUPERVISOR, a mensagem será enviada para o manifestante; caso seja OUVIDOR, a mensagem será enviada para o OUVIDOR SUPERVISOR) para concluir a operação;

1. Encaminhar: Ao clicar sobre o botão Imagem 50, o usuário do sistema visualizará, na área de HISTÓRICO DO ATENDIMENTO da tela, uma caixa com a relação de todos os assuntos disponíveis para os quais o manifesto pode ser encaminhado. O usuário do sistema deve clicar sobre o botão Imagem 5 para visualizar a listagem de assuntos de manifesto, selecionar o novo assunto para o qual deseja encaminhar o manifesto e depois clicar sobre o botão “OK”. O OUVIDOR responsável pelo novo assunto definido receberá a mensagem;

1. Ignorar: Ao clicar sobre o botão Imagem 52, o usuário do sistema visualizará uma mensagem de validação, para confirmar a opção. Após clicar sobre o botão “OK”, o usuário do sistema visualizará a tela de gerenciamento de registros com o registro ignorado marcado com o símbolo Imagem 56.

Se o usuário clicar no botão  sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta:

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO

Objetivo

Permitir à administração municipal saber como o usuário anônimo de internet avalia o atendimento prestado pela OUVIDORIA.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO se relaciona com a entidade MANIFESTAÇÃO do módulo OUVIDORIA. A AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO é enviada por e-mail ao manifestante, automaticamente pelo sistema, junto à resposta da MANIFESTAÇÃO. Basta o manifestante clicar sobre o link da AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO, responder às perguntas de múltipla escolhendo com apenas uma das opções e enviá-las à OUVIDORIA. A resposta à AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO será gerada na entidade RELATÓRIOS.

Operação INCLUIR

Como incluir os dados

1. Selecione a opção AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO no módulo OUVIDORIA;
2. Clique em Arquivo:Image165.jpg para visualizar a tela de cadastros;
3. Nome da avaliação: insira o nome respeitando o limite de 100 caracteres;
4. Desativar: marque esse campo para impedir que a AVALIAÇÃO seja enviada ao manifestante;
5. Itens da avaliação: clique sobre o botão Arquivo:Image167.gif para abrir o campo para adição de pergunta;
6. Pergunta: insira a pergunta respeitando o limite de 200 caracteres;
7. Resposta: clique sobre o botão Imagem 22 para inserir uma resposta, que deve respeitar o limite de 100. Clique novamente em Imagem 22 para inserir mais respostas e clique em Imagem 14 para excluir uma ou mais respostas;
8. Para finalizar o cadastro, clique em Arquivo:Image017.jpg;
9. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de uma AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO é necessário que haja AVALIAÇÕES DE ATENDIMENTO previamente cadastradas no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image175.jpg referente ao registro de seu interesse para visualizar a tela de cadastros;
3. Todos os campos podem ser alterados, só não é possível acrescentar ou diminuir a quantidade de respostas (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
4. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de uma AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO é necessário que haja AVALIAÇÕES DE ATENDIMENTO previamente cadastradas no sistema.

Início da operação

1. Selecione a opção AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique no botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado para excluí-lo;
3. Para excluir várias AVALIAÇÕES simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles, Arquivo:Image177.jpg, e em seguida clique no botão Arquivo:Image104.jpg;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

1. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

1. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de uma AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO é necessário que haja AVALIAÇÕES DE ATENDIMENTO previamente cadastradas no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar a AVALIAÇÃO desejada e clique em Arquivo:Image180.jpg;

b) Ativa: clique sobre o botão Arquivo:Image182.jpg  para a AVALIAÇÃO ativa, não ativa ou todas;

c) Resultados: No filtro Arquivo:Image183.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

3. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade PARECER PADRÃO

Objetivo

Cadastrar respostas padronizadas para serem enviadas ao manifestante antes da resposta específica solicitada.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade PARECER PADRÃO não se relaciona com o sítio eletrônico, mas cada PARECER PADRÃO deve ser associado a um registro da entidade UNIDADE e a um registro da entidade ASSUNTO DE MANIFESTO.

Operação INCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de inclusão de um registro de PARECER PADRÃO é necessário ter cadastrado os registros de UNIDADE e ASSUNTO previamente no sistema.

Arquivo:Image184.jpg

Como incluir os dados

1. Selecione a opção PARECER PADRÃO no módulo OUVIDORIA;
2. Clique em Arquivo:Image185.jpg para visualizar a tela de cadastros;

3. Unidade: clique sobre o botão Imagem 5 e selecionar uma UNIDADE;

4. Assunto: clique sobre o botão Imagem 5 e selecionar um ASSUNTO;

5. Título: insira o título respeitando o limite de 100 caracteres;

6. Parecer: informe a mensagem do PARECER PADRÃO respeitando o limite de 100 caracteres;

7. Ocultar este parecer: marque esse campo para impedir que ele seja utilizado em “Responder manifesto” nas funções de atendimento de MANIFESTAÇÃO. O campo opcional;

1. Para finalizar o cadastro, clique em Arquivo:Image017.jpg;
2. Para cancelar o cadastro, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EDITAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de edição de um registro de PARECER PADRÃO é necessário que haja registros de PARECER PADRÃO previamente cadastrados no sistema.

Como editar os dados

1. Selecione a opção PARECER PADRÃO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique sobre o botão Arquivo:Image190.jpg referente ao registro de seu interesse para visualizar a tela de cadastros;
3. Todos os campos podem ser alterados (Verifique a forma de cadastro no item anterior: Operação Incluir);
4. Para encerrar a operação, clique em Arquivo:Image017.jpg;
5. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Operação EXCLUIR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de exclusão de um registro de PARECER PADRÃO é necessário que haja registros de PARECER PADRÃO previamente cadastrados no sistema.

Início da operação

1. Selecione a opção PARECER PADRÃO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Clique no botão Arquivo:Image029.jpg referente ao registro desejado para excluí-lo;
3. Para excluir vários registros de PARECER PADRÃO S simultaneamente, selecione os registros marcando as caixas à esquerda de cada um deles, Arquivo:Image192.jpg, e em seguida clique no botão Arquivo:Image193.jpg;
4. Após excluir um ou mais registros, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em “Ok” para confirmar a ação ou clique em “Cancelar” para abortar a exclusão dos dados.

 

Arquivo:Image178.jpg

3. Se o usuário clicar no botão sem haver registros selecionados, será exibida uma mensagem de alerta;

1. Caso o usuário tente excluir registros de entidades relacionadas, será exibida uma mensagem informando que os registros selecionados não puderam ser excluídos porque estão relacionados a outras informações previamente cadastradas no sistema.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um registro de PARECER PADRÃO é necessário que haja registros de PARECER PADRÃO previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção PARECER PADRÃO no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Para localizar os registros utilize os campos:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome utilizado para cadastrar o PARECER PADRÃO desejado e clique em Arquivo:Image180.jpg;

b) Unidade: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione a UNIDADE;

c) Assunto: clique sobre o botão Imagem 5 e selecione o ASSUNTO;

d) Oculto: selecione um dos status oculto, não oculto ou todos;

e) Resultados: No filtro Arquivo:Image196.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

f) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os registros que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os registros em ordem alfabética.

g) Status de exibição: selecione um registro utilizando o campo à esquerda do título, Arquivo:Image197.jpg, em seguida clique em Arquivo:Image198.gif para que o CARTÃO escolhido seja exposto no sítio eletrônico ou clique em Arquivo:Image199.gif para que o CARTÃO selecionado não seja exibido no site;

1. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Arquivo:Image203.gif

Objetivo

Gerar relatórios de fluxo de atendimento, de avaliação de atendimento, de manifestação em atraso e de manifestações e catalogá-los para pesquisa.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade RELATÓRIOS não se relaciona com o sítio eletrônico, mas cada registro está associado a um TIPO e ASSUNTO e pode estar associado a um registro da entidade AVALIAÇÃO DE ATENDIMENTO.

Operações INCLUIR, EDITAR e EXCLUIR

Não se aplicam.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de gerenciamento de um RELATÓRIO DE OUVIDORIA é necessário haver registros de MANIFESTAÇÕES e de AVALIAÇÕES DE ATENDIMENTO previamente cadastrados no sistema.

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção RELATÓRIOS no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros e escolha um dos itens exibidos;

Arquivo:Image205.jpg

1. Relatório de fluxo de atendimento: campos de preenchimento opcional para pesquisa de relatórios sobre todas as atividades relacionadas a cada atendimento:

a) Ocorrência: insira a sequência de caracteres referente ao manifesto para localizar o relatório desejado;

b) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome do título do registro e clique em Imagem 28;

c) Tipo: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um TIPO;

d) Unidade: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha uma UNIDADE;

e) Assunto: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um ASSUNTO;

f) Período: insira a data deseja ou utilize o botão Imagem 11 para fazê-lo;

g) Status: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha uma STATUS;

h) Resultados: No filtro Arquivo:Image183.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

i) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os registros que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os registros pela ordem em que foram cadastrados, do mais recente para o mais antigo;

j) Clique sobre o botão Imagem 58 referente ao registro que se deseja visualizar o relatório. O sistema vai gerar um documento em PDF com todas as informações referentes ao registro.

Arquivo:Image210.gif

1. Relatório de avaliação de qualidade: campos de preenchimento opcional para pesquisa de relatórios com as avaliações que os usuários anônimos de internet fizeram sobre o atendimento recebido pela OUVIDORIA:

a) Palavra-chave: preencha o filtro com a descrição completa ou com parte do nome do título do registro e clique em Imagem 28;

b) Oculto: use o botão Arquivo:Image195.jpg para filtrar a exibição pelo status oculto, não oculto ou ambos;

c) Resultados: No filtro Arquivo:Image196.jpg, defina o número de registros que será exibido por página;

d) Em “Resultados encontrados” serão exibidos os registros que passaram pelos filtros realizados. Caso não tenha sido ativado nenhum filtro, serão exibidos todos os registros em ordem alfabética;

e) Clique sobre o botão Imagem 58 referente ao registro que se deseja visualizar o relatório. O sistema vai gerar um documento em PDF com todas as informações referentes ao registro.

Arquivo:Image213.gif

1. Relatório de manifestação em atraso: campos de preenchimento opcional para pesquisa de relatórios de manifestação com respostas atrasadas em relação ao prazo cadastrado no sistema:

a) Tipo: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um TIPO;

b) Unidade: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha uma UNIDADE;

c) Assunto: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um ASSUNTO;

d) Período: insira a data deseja ou utilize o botão Imagem 11 para fazê-lo;

e) Clique sobre o botão Imagem 58 referente ao registro que se deseja visualizar o relatório. O sistema vai gerar um documento em PDF com todas as informações referentes ao registro.

Arquivo:Image216.gif

5. Relatório de manifestações: campos de preenchimento opcional para pesquisa geral de relatórios de manifestação por TIPO, UNIDADE ou ASSUNTO DE MANIFESTO, OUVIDOR, STATUS ou PERÍODO.

a) Tipo: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um TIPO;

b) Unidade: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha uma UNIDADE;

c) Assunto: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um ASSUNTO;

d) Ouvidor: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um OUVIDOR;

e) Status: clique sobre o botão Arquivo:Image195.jpg e escolha um STATUS;

f) Período: insira a data deseja ou utilize o botão Imagem 11 para fazê-lo;

g) Clique sobre o botão Imagem 58 referente ao registro que se deseja visualizar o relatório. O sistema vai gerar um documento em PDF com todas as informações referentes ao registro.

Arquivo:Image218.gif

1. Planilha de resumo das manifestações: nesse campo o usuário do sistema exporta um arquivo, em Excel, com uma planilha contendo todos os dados quantitativos disponíveis na OUVIDORIA. Clique sobre o botão  Arquivo:Image220.gif para baixar a planilha com informações de todas as manifestações, ou use os campos para gerar um arquivo apenas das manifestações que desejar;
2. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.

Recomendações

Para obter mais eficiência nos procedimentos de inclusão e edição, evitando possíveis erros, verifique se já existe o registro desejado, se há compatibilidade entre os dados inseridos com os exigidos pelo sistema e se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos. Nos procedimentos de exclusão, verifique se os registros estão devidamente selecionados e se aqueles são os que realmente se deseja excluir. É recomendado também ativar o recurso DICA toda vez que surgirem dúvidas durante os processos de inserção, gerenciamento e exclusão de dados.

Entidade GRÁFICOS DA OUVIDORIA

Objetivo

Gerar relatórios do fluxo de atendimento, de avaliação de atendimento, de manifestação em atraso e de manifestações e catalogá-los para pesquisa. É possível visualizar os relatórios no CMS e fazer o download dos mesmos.

Relacionamento com a área pública e demais entidades

A entidade RELATÓRIOS não se relaciona com o sítio eletrônico e nem com demais entidades. O acesso aos relatórios se dá apenas pela área de gerenciamento do site.

Operações INCLUIR, EDITAR e EXCLUIR

Não se aplicam.

Operação GERENCIAR

Pré-requisitos

Para iniciar a operação de GERENCIAMENTO de GRÁFICOS DA OUVIDORIA é necessário que haja registros de MANIFESTAÇÕES no sistema.

Arquivo:Image221.jpg

Como gerenciar os dados

1. Selecione a opção GRÁFICOS DA OUVIDORIA no módulo OUVIDORIA para visualizar a tela de gerenciamento de registros;
2. Na página serão exibidos os GRÁFICOS referentes a todas as MANIFESTAÇÕES cadastradas no sistema;
3. Para visualizar dados mais específicos, utilize o campo Data da manifestação informando o período em que as MANIFESTAÇÕES foram inseridas e em seguida clique em Arquivo:Image223.jpg para visualizar os dados na página, ou clique em Arquivo:Image225.jpg para gerar uma cópia dos GRÁFICOS;
4. Para cancelar a operação, selecione qualquer opção no menu do CMS.